LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION En cumplimiento
a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, establece las siguientes políticas aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización, la cual también se puede consultar en la siguiente dirección electrónica:
https://leclee.com.co/pages/politica-de-tratamiento-de-datos

1.    IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION, Sociedad
comercial identificada con NIT. No. 860.023.369-1, se constituye como una empresa colombiana, con el objeto social de diseñar, fabricar, confeccionar, producir, distribuir, exportar y vender al por mayor y al por menor prendas de vestir para hombres, mujeres y niños, con todos sus accesorios o artículos complementarios.
a continuación, se mencionan los canales de contacto y cargo responsable

•    DIRECCIÓN FÍSICA: Calle 20 B No. 44-35 Bogotá – Colombia. Zona Industrial Puente Aranda- Barrio Ortezal.
•    CORREO ELECTRÓNICO: protecciondedatos@leclee.com.co
•    TELÉFONO: 057+ (601) 3904933
•    WHASTAPP: 057+ 3102354099
•    PÁGINA WEB: www.leclee.com.co
•    OFICIAL DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES:
Director de Sistemas- Departamento de Sistemas – Proceso Gestión Tecnológica

2.    OBJETIVO
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre los Responsables , Encargados y Titular con relación al tratamiento de su información; notificar al Titular los medios para autorizar o revocar el tratamiento de sus datos personales y las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

3.    ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales será aplicada a todas las Bases de Datos y/o Archivos que incluyan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION como
Responsable del tratamiento de Datos Personales.

La recolección de datos se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para lo cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente y manteniendo los controles necesarios para el acceso adecuado a estos datos personales.

4.    DEFINICIONES / GLOSARIO
•    Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

•    Aviso de privacidad: Es la comunicación verbal o documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para que sea informado de la existencia de las políticas del tratamiento de su información personal que le serán aplicables y sus finalidades.

•    Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, puede ser físico o electrónico.

•    Circulación Restringida: Los datos personales solo será tratados por aquel personal  de  LUIS  EDUARDO  CAICEDO  S.A.  (LEC  S.A.)  -  EN
REORGANIZACION o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no tengan la naturaleza de públicos, con el fin de garantizar la reserva de la información.
•    Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entenderse de Dato Personal como una información relacionada con una PERSONA NATURAL (persona individualmente considerada).

•    Dato Publico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o ser servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutorias que no estén sometidas a reserva.

•    Dato Semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza intima, reservada ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

•    Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen origen racial o étnico, la orientación política, la convicciones religiosa o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales , de derechos humanos o que promueva intereses e cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como datos relativos a la salud , a la vida sexual y los datos biométricos.

•    Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

•    Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

•    Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

•    Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

•    Información Digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.

•    Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

•    Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento

•    Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

•    Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable u otras.

•    Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5.    PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

a)    Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b)    Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c)    Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d)    Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e)    Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f)    Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

g)    Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h)    Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

6    CATEGORIA ESPECIALES DE DATOS

6.1    DATOS SENSIBLES
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

6.1.1    Tratamiento de datos sensibles.
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a)    El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
 

b)    El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c)    El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d)    El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e)    El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

6.2    DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños y niñas esta prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza publica, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

-    Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
-    Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION no realiza el
Tratamiento de Datos Personales de menores de Edad. Sin embargo, en el momento que lo hiciere, la empresa garantizará el respeto e interés de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, los cuales priman en todo caso, y recolectará en todos los casos la respectiva autorización para su tratamiento.

También se consideran de reserva los datos de menores de edad, debidamente autorizados que realizan prácticas laborales procedentes de instituciones como SENA, Universidades y Colegios.
 
7    DERECHOS DE LOS TITULARES

7.1    Derechos de los Titulares

En el tratamiento de Datos Personales por parte de LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION se respetarán en todo momento los derechos de los Titulares de Datos Personales y cualquiera que otorgue la ley:

a)    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b)    Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c)    Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d)    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e)    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f)    Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

7.2    Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el Tratamiento de Datos de carácter Personal LUIS EDUARDO CAICEDO
S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION recolectará la autorización previa e
 

informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a)    Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b)    Datos de naturaleza pública;
c)    Casos de urgencia médica o sanitaria;
d)    Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e)    Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8    DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION Responsable del
Tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

8.1    DEBERES DE LOS RESPOSANBLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

a)    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b)    Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c)    Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d)    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e)    Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f)    Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g)    Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h)    Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i)    Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j)    Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k)    Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l)    Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m)    Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n)    Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o)    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.2    DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a)    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b)    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c)    Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d)    Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e)    Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f)    Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; Departamento Administrativo de la Función Pública Ley 1581 de 2012 6 EVA - Gestor Normativo
g)    Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
h)    Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i)    Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j)    Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k)    Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l)    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

 

9    POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE DATOS PERSONALES.

•    9.1.1 Tratamiento de datos personales para aspirantes

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION almacena
datos personales que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección de sus empleados en una carpeta física y /o electrónica identificada con el nombre de cada uno de ellos.
Estas carpetas serán tratadas con circulación restringida bajo la custodia y protección de la psicóloga de selección en el Área de Recursos Humanos.

Las hojas de vida de los aspirantes en formato físico se destruyen al finalizar el año en curso. está prohibido el uso de estas como papel reciclado para impresión.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes

a) Adelantar su proceso de selección para eventual futura contratación con LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION.
 
•    9.1.2 Tratamiento de datos personales para Empleados Activos

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION almacena
datos personales que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de contratación en una carpeta física identificada con el nombre de cada uno de ellos y en los registros sistema de información ERP.

Estas carpetas serán tratadas con circulación restringida bajo la custodia y protección del Área de Recursos Humanos, y se dará accesos restringido a la información de empleados con códigos de acceso dentro del sistema ERP por parte del departamento de sistemas de acuerdo al tratamiento de cada usuario.

Los datos personales de los Trabajadores que son calificados por la compañía como de reserva solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados activos de LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION
serán:

a)    Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
b)    Cumplir con las obligaciones impuestas a LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), los requerimientos del Ministerio de Salud y/o la Secretaría de Salud.
c)    En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de video vigilancia o grabación su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.
d)    Los datos personales de menores serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales.
e)    Informar y comunicar las generalidades corporativas por los medios y en las formas que se consideren convenientes, bajo los parámetros de la LEY 2191 DE 2022.
f)    Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
g)    Fines estadísticos o históricos.
h)    Controlar la producción de cada empleado.
i)    Uso de información para consultar estudios de seguridad para el sistema SAGRILATF.
j)    Por solicitud de tratamiento de los datos de parte de los convenios, alianzas y sistemas de formas de pago para proteger los intereses de los clientes y empresas parte del convenio, contrato o concesión.

Registro Fotográfico / Video – Visita Domiciliaria

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION, trata datos sensibles
de sus trabadores como los registros fotográficos y/o videos de las visitas domiciliarias de los estudios de seguridad con la única finalidad de verificar la información proporcionada por un candidato y evaluar su entorno familiar y social, con el objetivo de confirmar la idoneidad para un puesto de trabajo y mitigar riesgos potenciales para la empresa. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Esta información tendrá circulación restringida y bajo custodia y protección del Director de seguridad de la compañia.

Registro Biométrico de la Huella y/o Rostro Facial

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION trata datos
Biométricos, considerador sensibles de sus trabadores tales como la huella dactilar con la única finalidad de controlar los horarios establecidos en las instalaciones de la compañía Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Esta información tendrá circulación restringida y bajo custodia y protección del área de tecnología.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION, para los fines
antes mencionados.

•    9.1.3 Tratamiento de datos personales de Empleados Retirados y/o pensionados

Terminada la relación laboral, LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de contratación y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo en todo momento la información a buenas medidas de conservación y control de seguridad, en virtud que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
Estas carpetas serán tratadas con circulación restringida bajo la custodia y protección de la Área de Recursos Humanos y archivo.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados activos de LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION
serán:

a)    Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
b)    Fines estadísticos o históricos.

En todo caso, la información será objeto de tratamiento por un período máximo de veinte
(20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION recolecta los
datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Esta información será tratada con circulación restringida bajo la custodia y protección del Área Comercial, se dará accesos restringido a la información de clientes con códigos de acceso dentro del sistema ERP por parte del departamento de sistemas de acuerdo al tratamiento de cada usuario.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Clientes Corporativos (B2B) de LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION serán:
 

a)    Vinculación en general de cada cliente.
b)    Realización de gestiones comerciales para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
c)    Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.
d)    Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades de envío de mercancía, cumplimiento y trámite de garantías, entre otros.
e)    Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Clientes de Tiendas    Físicas    de    LUIS    EDUARDO    CAICEDO    S.A.    (LEC    S.A.)    -    EN
REORGANIZACION previa autorización notificada por aviso de privacidad en el punto de pago serán:

a)    Realizar el proceso facturación y reporte a entidades tributarias del Gobierno.
b)    Gestionar las peticiones, quejas y reclamos en virtud a los derechos de los consumidores.
c)    Evaluar la calidad del servicio por medio de encuetas de satisfacción y/o invitaciones a eventos para realizar estudios de mercado.
d)    Comunicar Campañas publicitarias para comercialización de productos y servicios a través de mensajes de texto (SMS), correo electrónico, WhatsApp, Redes Sociales y/o llamadas telefónicas.

En todo caso, la información será objeto de tratamiento por un período máximo de diez
(10) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

 

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION recolecta los
datos personales de sus Usuarios y/o Clientes online presentes en la navegación o en los formularios de contacto de sus sitios web actuales o lo que puedan crearse para la gestión comercial en línea.

-    https://www.leclee.com.co
-    https://dotacionesleclec.com.co/
-    https://Lecleeb2b.com

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Usuarios y/o Clientes online activos de LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION serán:

a)    Realizar el proceso facturación y reporte a entidades tributarias del Gobierno.
b)    Gestionar las peticiones, quejas y reclamos en virtud a los derechos de los consumidores.
c)    Evaluar la calidad del servicio por medio de encuetas de satisfacción y/o invitaciones a eventos para realizar estudios de mercado.
d)    Comunicar Campañas publicitarias para comercialización de productos y servicios a través de mensajes de texto (SMS), correo electrónico, WhatsApp, Redes Sociales y/o llamadas telefónicas.

 

Seguridad en los datos Personales web

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION implementara
medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales

•    Sitio seguro: Nuestro(s) sitio(s) web utiliza(n) el protocolo HTTPS para garantizar la transmisión de datos.
•    Manejo de Cookies: Utilizamos cookies con la finalidad de mejorar la experiencia del usuario y personalizar el contenido. Los usuarios pueden aceptar o no el uso de cookies al ingreso o configurar el navegador para rechazar las cookies si lo desea.
•    Imágenes Publicadas: Las imágenes publicadas en nuestro sitio web puede incluir información personal, por lo que nos aseguramos de obtener el consentimiento previo y expreso de los titulares antes de publicarlas, y que estén dentro de las vigencias establecidas.
•    Formularios de contacto: Los formularios de contacto dentro de los sitios web contaran con el respectivo aviso de privacidad, finalidad y el link a esta política de Protección de datos.
•    MarketPlace: Se usarán los Marketplace disponibles para comercializar nuestros productos.
•    Pasarela de Pagos: Se usarán las pasarelas de pago aprobadas y registradas por el sistema financiero.

 

•    Tratamiento de datos personales de Proveedores y prospectos

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION recolecta los
datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Esta información será tratada con circulación restringida bajo la custodia y protección del Área de Planeación y Compras, se dará accesos restringido a la información de proveedores con códigos de acceso dentro del sistema ERP por parte del departamento de sistemas de acuerdo al tratamiento de cada usuario.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Proveedores de
LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION serán:

a.    Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
b.    Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
c.    Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION solo recaudará
de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de los proveedores por parte de LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION, tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los proveedores.

En todo caso, la información será objeto de tratamiento por un período máximo de diez
(10) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

•    Tratamiento de datos personales de Accionistas y Miembros Junta Directiva
 

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION recolecta los
datos personales de sus Accionistas y Miembros de Junta Directiva, los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Accionistas de
LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION serán:

a)    Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
b)    Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía.
c)    Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad.
d)    Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los accionistas.
En todo caso, la información será objeto de tratamiento por un período máximo al tiempo durante el cual la persona sea accionista de la compañía y cinco (5) años más, contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
Finalmente el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION recolecta los
datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Este archivo (electrónico) será tratado con circulación restringida bajo la custodia y protección de la Área de recepción y departamento de Seguridad.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION serán:

a)    Asegurar el ingreso y salida a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas
b)    Garantizar la seguridad en las instalaciones.
c)    Cumplir con las obligaciones impuestas a LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) ), los requerimientos del Ministerio de Salud y/o las Secretarias de Salud.

En todo caso, la información será objeto de tratamiento por un período máximo a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

•    Tratamiento de imágenes y videos de empleados, contratistas y visitantes LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION recolecta los
datos biométricos de trabajadores, contratistas y visitantes, contenidos en sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos, la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Estos archivos serán tratadas con circulación restringida bajo la custodia y protección únicamente del departamento de seguridad. Para obtener acceso esta información se debe seguir el protocolo establecido.

Esto registros tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales de Video Vigilancia, expedidos por la SIC como entidad de control.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION como administrador de datos personales, la empresa tiene implementados Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.

En todo caso, la información será objeto de tratamiento por un período máximo a treinta
(30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
 

10    PROCEDIMIENTO    PARA    LA    ATENCIÓN    DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

10.1.    MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de Datos Personales podrá hacer ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización contactándose con LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION a través de
comunicación escrita dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales del departamento de sistemas del Proceso Gestión Tecnológica. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: protecciondedatos@leclee.com.co o a través de comunicación escrita radicada en la siguiente dirección: Calle 20 B No. 44-35 Barrio Ortezal - Zona Industrial de Puente Aranda en la ciudad de Bogotá-Colombia,

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) , como responsable del tratamiento de los Datos Personales establece este procedimiento para la atención y respuesta a las consultas y reclamos que presenten los Titulares de la información, bajo unas reglas especificas que son de orden legal y administrativa

En ese sentido, las consultas o reclamos pueden ser realizadas por:

1.    Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad de forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la entidad.
   2.    Por los causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad
   3.    Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento
   4.    Por estipulación a favor de otro para otro
   5.    Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
   6.    Las entidades publicas en ejercicio de sus funciones legales y/o administrativas o por orden judicial.

10.2.    Procedimiento para atender Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION
quien se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Las consultas dirigidas a LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION deberán contener como mínimo la siguiente información:

a.    Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabiente
b.    La información que pretende consultar
c.    Direccion física, electrónica y teléfono de contacto de Titular y/o sus causahabientes o representantes (Documentos y poder que lo acrediten)
d.    Copia legible del documento de identificación que permita la validación de la identidad del Titular
e.    Haber sido presentada únicamente por los medios descritos por LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION en esta Política (Punto 10.1
Mecanismos para ejercer los derechos de los Titulares).

En el caso en el cual la consulta no cumpla con alguno de los requisitos mencionados anteriormente, el Oficial de Protección de Datos Personales, dentro de los (2) primeros días hábiles de haber recibido la petición de consulta, enviara un comunicado indicando los requisitos faltantes o detalle necesario de la petición presentada.

Plazos de Respuesta:

La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de
diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Prórroga del plazo de la Respuesta:

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Desistimiento de la Consulta:
 

Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, si el Titular de la información no contesta la solicitud de identificación personal y/o extensión de la información con la información solicitada, la consulta deberá ser archivada.

10.3.    Procedimiento para atender Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Las consultas dirigidas a LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION deberán contener como mínimo la siguiente información:

a.    Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabiente
b.    Lo que pretende actualizar, corregir, suprimir, revocar
c.    Direccion física, electrónica y teléfono de contacto de Titular y/o sus causahabientes o representantes (Documentos y poder que lo acrediten)
d.    Copia legible del documento de identificación que permita la validación de la identidad del Titular
e.    Haber sido presentada únicamente por los medios descritos por LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION en esta Política (Punto 10.1
Mecanismos para ejercer los derechos de los Titulares).

En el caso en el cual la consulta no cumpla con alguno de los requisitos mencionados anteriormente, el Oficial de Protección de Datos Personales, dentro de los (5) primeros días hábiles de haber recibido la petición de consulta, enviara un comunicado indicando los requisitos faltantes o detalle necesario de la petición presentada.

Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.

Plazos de Respuesta Reclamos:
 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Prórroga del plazo de la Respuesta Reclamos:

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Desistimiento del Reclamo:

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

10.4.    Requisito de procedibilidad

El Titular o su causahabiente sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.

10.5.    Petición de actualización y/o rectificación

LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION rectificará y
actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

10.6    Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o Autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

a)    Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
 

b)        Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
c)    Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A). El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

a)    El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b)    La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c)    Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

11    TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES Y CESIÓN DE BASE DE DATOS


La empresa actualmente no realiza Transmisión, Transferencia internacional de Datos Personales o Cesión de Base de Datos. En el evento que la empresa decida realizar la Transferencia, Transmisión internacional de Datos Personales o Cesión de Bases de Datos, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION se asegurará
que el país al que sean transferidos o transmitidos los datos o la entidad a la que se le haga Cesión de Base de Datos, proporcione los niveles adecuados de protección de datos, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

12    INCIDENTES EN LA MATRIZ DE RIESGOS

Cada líder de proceso del sistema de gestión calidad SGC en LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A.) - EN REORGANIZACION cuando crea pertinente debe contemplar los posibles incidentes y registrarlos en la matriz de riesgos y oportunidades, para mitigar cualquier riego de uso indebido de información.
 

13    REPORTE DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

Para reportar los incidentes de seguridad en LUIS EDUARDO CAICEDO S.A. (LEC S.A) el titular afectado deberá:
1.    Ingresar a la página de la superintendencia de industria y comercio.
2.    Entrar en la sección temas, dar click en “protección de datos personales” – Subsunción “Sobre la protección de datos personales”, al acceder al link del RNBD se accederá a la pantalla que le permitirá ingresar con los datos de usuario.
3.    El titular afectado debe iniciar sesión.
4.    El titular afectado debe ingresar la información solicitada en el formulario:
4.1    Seleccionar el tipo de incidente que va a reportar de la lista desplegable que aparece.
4.2    Digite la fecha de incidente
4.3    Digite la fecha de conocimiento
4.4    Seleccionar la causal de la lista desplegable
4.5    Seleccionar la información comprometida. Se puede escoger entre    las siguientes opciones:
4.5.1    Algunos datos: si selecciona esta opción se abrirá un cuadro donde deberá escoger dentro de una lista el tipo de información comprometida y dar click en el botón agregar.
4.5.2    Toda la base de datos: si selecciona esta opción se incluirán todos los tipos de información comprometida.
5    Digite la cantidad de titulares afectados y dar click en el botón agregar. Se debe tener en cuenta que la cantidad de titulares afectados no puede superar la cantidad de titulares que tiene la Base de Datos.
6    Salir del sistema: el sistema RNBD permite cerrar sesión para salir del sistema.

14    REGISTRO NACIONAL DE LA BASE DE DATOS

De conformidad con el artículo 25 de la ley 1581 y sus decretos reglamentarios, La entidad registrará sus bases de datos junto con la presenta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de Bases de Datos administrador por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), de conformidad con el procedimiento establecido para tal efecto.
 

15    VIGENCIA Y ACTUALIZACION DE LA POLITICA

La presente Política rige a partir del día primero (1) de AGOSTO del año 2025. Por regla general el termino de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales, se entiende por el termino de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

La entidad se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los Titulares de los Datos Personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

En el evento que un Titular no esté de acuerdo con las nuevas Políticas y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
Para los Titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se entregara una copia física de esta política en la sede principal de la empresa.